Mit BMF-Schreiben vom 14. November 2014 über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) werden von Seiten der Finanzverwaltung die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ergänzt, um der zunehmenden Technisierung in diesem Bereich Rechnung zu tragen.
Aus diesem Schreiben ist die Auffassung der Finanzverwaltung hervorzuheben, dass für die Buchführung aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nicht gelöscht werden dürfen. Diese dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Die elektronischen Dokumente sind nach einem ähnlichen Prinzip wie die Buchungsbelege in Papierform geordnet aufzubewahren, müssen jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
In der Praxis betrifft dies überwiegend per E-Mail eingegangene Rechnungen im pdf-Format. Die E-Mail ist demnach in der zuvor dargestellten Form aufzubewahren.
Die Anwendung der GoBD ist besonders für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen von Bedeutung. Die ausgedruckte Rechnung reicht für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nicht aus, es ist zwingend die Originalrechnung in elektronischer Form auf Verlangen vorzulegen.
In Bezug auf die digitale Aufbewahrungspflicht gelten die GoBD auch für von Ihnen erstellte Rechnungen. Dabei ist jedoch zu unterscheiden, ob diese aus einem EDV-System automatisiert erstellt worden sind oder manuell geschrieben wurden:
- Textverarbeitungsprogramm: Keine digitale Aufbewahrung notwendig (aber in Papierform!)
- Textverarbeitungsprogramm mit freiwillig geführtem elektronischen Ablagesystem: Aufbewahrungspflicht der elektronischen Daten
- Elektronisches Fakturierungssystem: Aufbewahrungspflicht der elektronischen Daten
Zusammengefasst bedeutet das, dass Sie alle Buchführungsunterlagen, unabhängig davon, ob sie diese in elektronischer Form oder in Papierform erhalten, 10 Jahre lang geordnet aufbewahren müssen.
